>> House of PM: 4 teilige Serie über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Projektmanagement

Teil 2: ChatGPT als Assistent bei der Projektdurchführung

Insbesondere, wenn man auf die Dateneingabe bei der Projektplanung aufbauen kann, erweist sich ChatGPT als hilfreicher Assistent. Aber auch die Implementierung zu einem späteren Zeitpunkt, verspricht Erleichterungen und Zeitersparnisse.   

Wir werfen einen Blick auf die Anwendungsbereiche „Echtzeit-Kommunikation“ und „Automatisierung von Routineaufgaben“: 

Echtzeit-Kommunikation

ChatGPT kann durch kommerzielle Lizenzen in bestehende Chat-Plattform integriert werden und als zentraler Kommunikationskanal dienen. Teammitglieder können den Chatbot nutzen, um Fragen zu stellen oder Informationen abzurufen. Wenn das Team international verteilt ist, kann ChatGPT auch für Echtzeitübersetzungen in verschiedenen Sprachen eingesetzt werden.  

Um eine effektive und effiziente Echtzeitkommunikation zu gewährleisten, ist es wichtig, klare Kommunikationsrichtlinien und -prozesse festzulegen. Dafür ist sicherzustellen, dass Teammitglieder wissen, wie sie ChatGPT effektiv nutzen und wie sie die Korrektheit von Ergebnissen überprüfen können. Es gilt Datenschutz- und Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen, insbesondere wenn vertrauliche Projektinformationen über die Chat-Plattform geteilt werden. Auch ist es unumgänglich zu klären, wer für die Aktualisierung und Wartung des Chatbots oder der Wissensdatenbank verantwortlich ist. 

Automatisierung von Routineaufgaben

ChatGPT kann im Projektmanagement eine Reihe von Routineaufgaben automatisieren, die normalerweise viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Das umfasst beispielsweise die Planung von Meetings, das Erstellen von Berichten und die Verwaltung von Dokumentationen. ChatGPT kann bei der Erstellung von Texten für Ihre Dokumentation unterstützen.  

Der Chatbot kann auch bei der Überarbeitung und Verbesserung von vorhandenen Dokumenten oder Texten behilflich sein. Er kann Texte überarbeiten, kürzen oder klarer formulieren. Wenn Benutzeranleitungen oder Tutorials erstellt werden müssen, kann ChatGPT Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Erklärungen generieren.  

Was sind weitere sinnvolle Einsatzgebiete?
Ein weiteres Einsatzfeld ist die Erstellung von häufig gestellten Fragen (FAQs), die in der Dokumentation der Produkte oder Dienstleistungen enthalten sind. Ebenso kann die KI bei der Generierung von Inhaltsverzeichnissen und Überschriften für Dokumentationen unterstützen. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Teams ihre Zeit effizienter nutzen und sich auf die wichtigen Aspekte des Projekts konzentrieren.  

Um Routineaufgaben zu vereinfachen, ist zunächst die Identifikation von wiederkehrenden Aufgaben im Projekt erforderlich. Insofern ChatGPT im Projektmanagement- oder Kommunikationstool implementiert ist, kann es diese Aufgaben automatisch auszuführen. Die Leistung des Chatbots sollte dabei überwacht und bei Bedarf angepasst werden, um sicherzustellen, dass er in der Lage ist, mit neuen Projektanforderungen und -änderungen Schritt zu halten. Mechanismen zur Überprüfung und Validierung der Informationen, die von ChatGPT bereitgestellt werden, sollten entsprechend implementiert werden, z.B. über benutzerdefinierte Anweisungen. In komplexen oder unvorhersehbaren Situationen ist möglicherweise menschliches Eingreifen erforderlich. 

Fazit zum Einsatz in der Projektdurchführung

Open Source KI können durch die Bündelung der Echtzeit-Kommunikation den Informationsfluss verbessern und durch Übernahme von Routineaufgaben eine große Zeitersparnis in der Projektdurchführung bieten. Um die Qualität dieser für den Projekterfolg sehr wichtigen Aspekte sicherzustellen, gilt es, die Einführung sorgfältig zu planen und durch die Schulung der Nutzer vorzubereiten sowie die Nutzung und Wartung feinmaschig zu betreuen und die Ergebnisse kritisch zu prüfen.

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