>> Neue Serie 2025: Herausforderungen in der Projektarbeit
Stakeholder bringen wichtige Impulse in Projekte – aber auch Erwartungen, die nicht immer realistisch sind. Werden diese frühzeitig erkannt und moderiert, stärken sie das Projekt. Werden sie ignoriert oder falsch eingeschätzt, führen sie zu Frustration, Misstrauen oder Druck auf das Projektteam.
Unrealistische Anforderungen und Erwartungen äußern sich oft durch:
Solche Erwartungshaltungen gefährden Akzeptanz, Entscheidungsbereitschaft und Projektfokus.
Ein gut vorbereitetes Projekt-Kick-Off-Meeting schafft die Basis für ein gemeinsames Verständnis: Was ist möglich, was ist gewollt, und wo liegen die Grenzen? Dabei helfen offene Gespräche über Machbarkeit und Nutzen.
Nicht-Ziele machen transparent, was explizit nicht zum Projekt gehört. Diese Methode vermeidet falsche Erwartungen und schützt das Projektteam vor verdecktem Scope Creep.
Durch die Entwicklung realistischer, pessimistischer und optimistischer Projektverläufe können Stakeholder besser einschätzen, was unter bestimmten Bedingungen möglich ist oder eben nicht.
Wer beeinflusst das Projekt maßgeblich? Wer ist nur indirekt betroffen? Die Stakeholdermap schafft Übersicht und hilft dabei, Kommunikationsmaßnahmen und Erwartungsmanagement gezielt zu planen, abhängig von Einfluss und Interesse.
KI kann dabei unterstützen, Erwartungslücken zu erkennen, Inhalte abzustimmen und Argumentationen datenbasiert aufzubereiten:
Ermittlung typischer Erwartungskonflikte aus vergleichbaren Projekten
Erstellung von realistischen Szenarien mit Zeit- und Ressourcenbezug
Argumentationshilfen auf Basis von Erfahrungswerten und Risikoanalysen
Clustering von Stakeholdern nach Einfluss und Erwartungshaltung
Formulierung von faktenbasierten Kommunikationsbotschaften
Bitte analysieren Sie typische Erwartungskonflikte zwischen Management, Fachbereichen und Projektteam. Welche Risiken entstehen durch Überforderung oder falsche Prioritäten?
Erstellen Sie drei realistische Szenarien für den Projektverlauf. Berücksichtigen Sie dabei den besten Fall, den realistischen Fall und den ungünstigsten Fall. Beschreiben Sie jeweils den Zeitplan, das Budget und den Leistungsumfang. Welche Annahmen bilden die Grundlage der Szenarien?
Formulieren Sie für eine ausgewählte Stakeholdergruppe ein Argumentationspapier zur Begrenzung des Projektumfangs. Nutzen Sie historische Projektdaten und Erfahrungswerte zur Leistungsfähigkeit ähnlicher Teams.
Bereiten Sie eine Stakeholdermap mit einer Matrix für Einfluss und Interesse vor. Welche Kommunikationsstrategien ergeben sich daraus für die jeweiligen Gruppen?
Formulieren Sie prägnante Nicht Ziele für ein Projekt zur Einführung eines IT Systems. Welche Leistungen oder Anforderungen sollen bewusst ausgeschlossen werden, um den Umfang realistisch zu halten?
Identifizieren Sie auf Grundlage vergleichbarer Projekte, welche Leistungsversprechen in der Vergangenheit zu unrealistischen Erwartungen geführt haben. Wie lassen sich solche Situationen künftig vermeiden?
Ein Projekt startet nie im Vakuum, Stakeholder bringen Anforderungen, Ideen und Interessen mit. Doch nicht alles ist umsetzbar. Durch Kick-Offs mit klarer Kommunikation, Nicht-Ziele, realistische Szenarien und eine aktive Einbindung gelingt es, Erwartungen zu steuern – bevor sie zum Problem werden.
KI-gestützte Analysen und Argumentationen helfen dabei, Entscheidungen zu objektivieren, Kommunikation zu fokussieren und frühzeitig Akzeptanz zu sichern.
Wenn Sie mehr über Herausforderungen in der Projektarbeit erfahren möchten, werfen Sie gern einen Blick in den Bereich Expertenwissen auf unserer Website.
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