>> Neue Serie 2025: Herausforderungen in der Projektarbeit
In vielen Organisationen konkurrieren Projekte, Initiativen und Aufgaben um knappe Ressourcen, oft ohne klare Entscheidungsgrundlage. Was ist wirklich wichtig? Welche Projekte haben den größten strategischen Nutzen? Ohne strukturierte Priorisierung entstehen Konflikte, Verzögerungen und Ineffizienz, sowohl innerhalb einzelner Projekte als auch im gesamten Projektportfolio.
Ohne einheitliche Bewertungskriterien und eine zentrale Steuerung wird Priorisierung zur Bauchentscheidung. Die Folgen:
Diese Herausforderungen betreffen nicht nur Einzelprojekte, sondern vor allem Multi-Projekt-Umgebungen und ganze Portfolios.
Strukturierte Priorisierungsworkshops auf Projekt- und Portfolioebene
Sowohl innerhalb einzelner Projekte als auch in Projektportfolios helfen gut vorbereitete Workshops, Aufgaben und Initiativen objektiv zu bewerten. Dabei kommen klare Bewertungskriterien und ein moderierter Entscheidungsprozess zum Einsatz, mit Fokus auf Nutzen, Risiko, Aufwand und strategische Relevanz.
Bewertungsmatrix zur Vergleichbarkeit nutzen
Eine Bewertungsmatrix mit einheitlichen Kriterien (z. B. Business Value, Aufwand, Abhängigkeiten, Risiken) macht Initiativen vergleichbar – ob innerhalb eines Projekts oder zwischen mehreren Projekten. Entscheidungen werden nachvollziehbar und dokumentierbar.
Projektportfolioboard mit regelmäßigen Reviews etablieren
Ein interdisziplinäres Steuerungsgremium prüft regelmäßig alle laufenden und geplanten Projekte, auf Basis strategischer Vorgaben, Ressourcenverfügbarkeit und aktueller Entwicklungen. Nur so können Projekte mit dem höchsten Wertbeitrag priorisiert und Ressourcen effektiv gebündelt werden.
KI-gestützte Systeme liefern wertvolle Unterstützung – sowohl innerhalb einzelner Projekte als auch in komplexen Portfolios:
Automatische Bewertung von Projektideen und Tasks auf Basis vordefinierter Kriterien
Visualisierung von Ressourcenkonflikten und strategischer Ausrichtung
Szenarioanalysen zur Umpriorisierung ganzer Portfolios
Historische Daten als Entscheidungsbasis für dynamische Portfoliosteuerung
Analysieren Sie ein Projektportfolio hinsichtlich Nutzen, Risiko, Ressourcenbedarf und strategischem Beitrag. Welche Projekte sollten priorisiert werden und welche könnten verschoben oder gestrichen werden?
Bereiten Sie einen Priorisierungsworkshop für das Projektportfolio vor. Erstellen Sie eine Agenda und eine Bewertungsmatrix, mit der Initiativen aus verschiedenen Fachbereichen objektiv bewertet werden können.
Ein Projekt weist eine hohe politische Sichtbarkeit auf, bringt jedoch nur einen geringen Nutzen. Simulieren Sie die Auswirkungen auf Zeit, Budget und andere Projekte, wenn es weitergeführt, verschoben oder beendet wird.
Sie möchten die Priorisierung einzelner Arbeitspakete in einem Projekt mit der Priorität anderer Projekte abgleichen. Wie kann eine Bewertungsmatrix dabei helfen, fundierte Entscheidungen über den Ressourceneinsatz zu treffen?
Erstellen Sie ein Dashboard zur Portfoliosteuerung. Welche KPIs und Visualisierungen unterstützen das Projektportfolioboard bei Entscheidungen über laufende und neue Projekte?
Wer seine Projekte und Aufgaben klar priorisieren möchte, braucht objektive Kriterien, transparente Entscheidungsprozesse und regelmäßige Reviews – auf Projekt- und Portfolioebene. So wird sichergestellt, dass Ressourcen in die wertvollsten Vorhaben fließen und strategische Ziele erreicht werden.
Mit KI-gestützten Analysen lassen sich datenbasierte Entscheidungen treffen – nachvollziehbar, effizient und zukunftsgerichtet.
Wenn Sie mehr über Herausforderungen in der Projektarbeit erfahren möchten, insbesondere zu den Themen unklare Projektziele, mangelnde Nachbereitung, unrealistische Zeitpläne, Scope Creep, Konflikte im Team, Kommunikationsprobleme und Barrieren, werfen Sie gern einen Blick in den Bereich Expertenwissen auf unserer Website.
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